(كتابة الرسائل المهنية في الإيميل)


واصلت مُبادرة قهوة الصباح كتاب نقرؤهُ فعالياتها يوم الأربعاء الموافق23- 8-2017 م، تحت شعار (كتاب نقرؤه .. خير نغرسهُ)، حيث تم طرح ومناقشة موضوه بعنوان (كتابة الرسائل المهنية في الإيميل) ،من كتاب قواعد الإتيكيت الحديثة ،من تأليف دوروثيا جونسون و ليف تايلر ، وأهم ماجاء فيه هو (قد يرى بعضنا في الرسائل الإلكترونية وسيلة تفتقر إلى الأمان و المهنية؛ الأمر الذي يقلل من كفاءتها كأداة للتواصل في عالم الأعمال ،غير  أن ذلك لا يحول دون استخدام صيغة مهنية لائقة تعكس الصورة والثقافة و المؤسسية  وترتقي بها على النحو التالي :

1.بدايةً ، استخدم خانة (الموضوع) لتحدد هدف الرسالة بدقة واختصار ، وتذكر أن العنوان هو ما يحدد مصير رسالتك ،فإما أن تقرأ باهتمام  أو تُرسل إلى سلة المحذوفات.

2.احرص على أن يكون العنوان البريدي للمستلم هو آخر ماتكتبه وذلك لتتأكد من إرفاق الملفات المطلوبة واكتمال التصحيح اللغوي و النحوي أولاً،ولكي تتجنب الإرسال العشوائي أو الإرسال دون اكتمال المحتوى.

3.تأكد من استخدام صيغة مهنية مناسبة ولا سيما لدى كتابة رسائل تمس سمعة المؤسسة.

ويعمد بعض الأشخاص إلى استخدام تطبيق النسخ الخفية حرصاً على سرية قائمة المستلمين و كذلك المحتوى،إلا أن هذه المنهجية لا تخلو من المخاطر؛فربما يقوم أحد المستلمين بإعادة إرسال الرسالة إلى أحد الأطراف الذين لم يكن من المفترض أن يطلعوا على المحتوى في هذا التوقيت ،فينبغي أن تتحرى الدقة في إرسال المحتوى  الملائم  للشخص الصحيح في الوقت المناسب وفي حالة استلام بعض الأشخاص رسائلك عن طريق الخطأ،فأقل مايمكنك فعله هو تقديم الاعتذار وتحمل العواقب إن وجدت .

وعلى هذا المضمون تمت المناقشة بأن تكنولوجيا المعلومات قد غيّرت حياة الإنسان تغييراً جذريَاً سريعاً، وليس بالضّرورة أن تكون جميع التغيُّرات إيجابيّة، فبعضُها قد يكون سلبيّاً ويؤثِّر بشكلٍ مُضرّ على الفرد والمجتمع والتغيُّرات النّاتجة من تطوُّر العِلم والتّكنولوجيا هي ملامح أو وجوه جديدةٍ للقوّة، والتي ستُقدّم للإنسانيّة في عالم الغد ملامح جديدة أُخرى .